FAQ: Fragen und Antworten zur Frankiermaschine
 1.) Entgeltabrechnung und Aufladung
Frage: "Wie werden bei einer Frankiermaschine die Kosten abgerechnet?"
Hinsichtlich der Zahlungsweise kann man zwischen Lastschrift und Vorkasse wählen. (Bei älteren Geräten gab es noch die "Schaltervorgabe" - da wurde bei der Post das Porto aufgeladen). Man muss in den Postanträgen einen Kreditrahmen eintragen, den man flexibel nach Bedarf abrufen kann. Dieser eingetragene Maximalwert darf innerhalb von 3 aufeinanderfolgenden Werktagen nicht überschritten werden; danach kann man wieder über den gesamten Betrag verfügen.
Frage: "Was bedeutet die Kostenstelle?"
Das sind quasi Unterkonten, wo man die Portoausgaben zwecks interner Abrechnung einzelnen Abteilungen zuordnen kann (z.B.: Vertrieb, Buchhaltung oder Versand).
Frage: "Wie kann ich die Frankiermaschine laden?"
Die heutigen Geräte werden per Modem oder LAN (Netzwerk mit DSL) geladen. Es gibt auch Maschinen, die per USB an den Computer angeschlossen werden.
Frage: "Was kostet die Aufladung des Portos auf Frankiermaschinen?"
Die Gebührenpauschale beginnt bei den kleinen Geräten wie z.B. der FRAMA Matrix F12 bei 9,90 EUR (zzgl. MwSt.) pro Monat. Je größer das Gerät ist, desto höher fällt diese Pauschale aus.
Frage: "Kann ich die Abrufgebühr der Hersteller zum Aufladen von Frankiermaschinen umgehen?"
Nein! Bei der Abrufgebühr handelt es sich in aller Regel um eine monatliche Pauschale. Es gibt nur noch einige wenige Maschinen, bei denen pro tatsächlichem Ladevorgang abgerechnet wird.
Frage: "Als ich Guthaben draufladen wollte, hatte ich vergessen, den Beleg zu drucken. Was tun?"
Die Post sendet automatisch eine Rechnung zum Portoabruf.
Frage: "Was kostet - bei Maschinen mit automatischer Portoberechnung - das Aufspielen von Portoänderungen? Die Post ändert Ihre Tarife ja zum Teil zweimal im Jahr. Bei Neopost werden da z.B. jedes Mal 129 Euro fällig..."
Das ist bei den meisten kleineren oder älteren Maschinen so. Bei vielen neueren Geräten ist dieses Update im Basicvertrag des Portoabrufes enthalten.
Frage: "Was heißt 'verfügbares Guthaben' und was heißt 'Guthaben auf Gerät'?"
Bei Geräte-Neukauf setzt man das 'verfügbare Guthaben' fest, dies wird im Postantrag eingetragen. Standard war früher 10.800 EUR innerhalb von 3 Werktagen. Man könnte es als Limit zur Portoladung bezeichnen. 'Guthaben auf Gerät' hingegen ist das Geld, was auf die Maschine geladen wurde und abfrankiert werden kann.
Frage: "Was für Abrechnungsarten gibt es?"
Man kann zwischen Vorkasse und Lastschrift wählen.
Frage: "Muss ich Gebühren für ein Porto-Update bezahlen, auch wenn ich dieses Update nicht brauche?"
Leider ja! Die aktuellen Maschinen werden nur noch mit Service-/Update-Vertrag verkauft.
 2.) Frankierung und Entwertung
Frage: "Was ist mit dem Porto, wenn die Frankiermaschine kaputt geht?"
Wenn die Frankiermaschine nicht mehr funktionsfähig ist, können Sie sich das Restguthaben per Abmeldeformular von der Deutschen Post AG überweisen lassen - allerdings nur über einen Händler bzw. den Hersteller der Frankiermaschine. Früher gab es auch die Möglichkeit, die Geräte zum Servicemanagement Absenderfreistempelmaschinen der Deutschen Post (Nahariyastr. 1, 33602 Bielefeld) einzuschicken - ob dies immer noch möglich ist, ist uns nicht bekannt.
Frage: "Unsere Maschine ist verloren gegangen oder geklaut worden, was können wir machen?"
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, das Gerät bei der Post sperren zu lassen. Zwar würde man das Porto nicht erstattet bekommen (zumindest solange die Maschine nicht wieder auftaucht), doch würde man im Diebstahl-Fall damit unter Umständen eine ungerechtfertigte Nutzung unterbinden. Zumindest bei neueren Geräten würden fremde Personen nach einer Datenverbindung nichts mehr machen können. Bei älteren Systemen hingegen könnten sie das Porto noch abfrankieren und somit die Briefe noch versenden. Theoretisch könnte die Post die betroffenen Briefe dann wiederum aussortieren; aber ob dies tatsächlich geschieht, ist ungewiss.
Frage: "Was macht man mit fehlfrankierten Briefen?"
Dafür gibt es ein Formular, welches man zeitnah mit den falschen Frankaturen einschicken muss.
Frage: "Kann der mit Frankit frankierte Umschlag nochmals verschickt werden, wenn kein entwerteter Stempel darauf ist?"
Nein. Der Grund ist, dass zur Entwertung nicht immer ein Stempel verwendet wird - es gibt auch andere Kennzeichen, die man nicht sieht.
Frage: "Wie kann ich einstellen wenn ich einen freien Betrag (Porto z.B. 0,23 EUR) brauche?" bzw.: "Wie kann man bei der Frankiermaschine manuelle Werte eingeben, wenn man nicht korrekt frankiert hat, also zu wenig?"
Die Auswahl individueller Werte geht bei den meisten Geräten nicht mehr, weil die Portostruktur der Post in der Maschinen hinterlegt ist. Fehlfrankaturen können mit einem Formular bei der Post eingereicht werden.
Frage: "Kann zur Frankierung noch eine Briefmarke dazu geklebt werden?"
Ganz offenbar nein. Auf der FAQ-Seite der Deutschen Post findet sich zur Frage "Kann ich auf eine Sendung mehrere Frankierabdrucke aufbringen?" die folgende Antwort: "Nein. Der Frankierabdruck wird immer produktbezogen erzeugt, deshalb darf sich nur ein Frankierabdruck auf der Sendung befinden. Sie können sich aber den falsch frankierten Wert erstatten lassen." Wenn also noch nicht einmal zwei Frankierabdrucke gleichzeitig pro Sendung erlaubt sind, dann gilt dies sicherlich erst recht für eine Kombination aus Frankierabdruck und Briefmarke.
Frage: "Wie funktioniert das Frankieren von Warensendungen und Postkarten?"
Das ist von Maschine zu Maschine unterschiedlich. Bei Frama z.B. kann man am Bildschirm das gewünschte Produkt einfach auswählen.
 3.) Spezielle Frankierarten
Frage: "Was für Frankierarten gibt es?"
Es gibt: Frankiermaschinen, Frankierservice DPAG, Plusbrief, Internetmarke oder Frankierwelle.
Frage: "Kann man auch Einschreiben frankieren?"
Ja, das ist möglich. Wenn das Einschreiben mit Rückschein verschickt werden soll, muss die Maschine einen Beleg ausdrucken können; das können aber nicht alle Geräte. Ansonsten müssten Sie den Rückschein per Hand ausfüllen.
Frage: "Lassen sich auch Umschläge für Rück-Antworten frankieren? Und falls ja: Geht das auch für internationale Rückantwortschreiben?"
Ersteres geht - für Werbeantworten innerhalb Deutschlands bietet die Post z.B. den Service "Responseplus" an. Internationale Rückantworten hingegen können nicht per Frankiermaschine frankiert werden.
Frage: "Warum muß bei einer Antwortfreistempelung die Postleitzahl vom Empfänger bei der Frankiermaschine eingegeben werden?"
Antworten auf diese und andere Fragen rund um das Thema Werbeantwort finden Sie auf der Spezialseite der Deutschen Post inkl. Produktbroschüre, FAQs und Vorlagen zum Download.
Frage: "Unsere Frankiermaschine (DM 50 Serie) fragt nach einem Code beim Frankieren von Einschreiben bzw. Einschreiben/Rückschein. Woher bekomme ich den?"
Den Code für Ihr Gerät werden Sie nur beim Hersteller oder Fachhändler bekommen.
4.) Einlieferung, Gültigkeit der Frankierungen
Frage: "Darf man die frankierten Umschläge in jeden Briefkasten einwerfen?"
Früher war es so, dass man freigestempelte Umschläge in einen roten Umschlag tun musste mit der Aufschrift "freigestempelte Sendungen". In der heutigen Zeit werden die Briefsendungen maschinell ausgewertet, da ist das nicht mehr nötig.
Frage: "Wie lange sind die Frankierungen gültig?"
Man muss den Brief in der Regel noch am selben Tag einliefern. "In der Regel" meint, dass laut der offiziellen Regelung jeder mit einer Frankiermaschine frankierte Brief tatsächlich am Datum des Frankiervermerks einzuliefern ist. Bei Briefen, die mit einem Tag Verspätung eingehen, drückt die Post in den meisten Fällen noch ein Auge zu (vergl. hier). Wenn die Sendungen jedoch viele Tage später eingeliefert werden, geht man ein hohes Risiko ein, dass diese von der Post nicht mehr befördert werden. Übrigens: Wer schon im vorhinein weiß, dass Sendungen erst später verschickt werden sollen, kann diese auch vordatieren. Viele Frankiermaschinen beherrschen die Vordatierung, maximal 28 Tage im voraus sind möglich.
Frage: "Wir müssen ständig Briefe mit einem Umschlag als Rückantwort 'freigestempelt' versenden. Wie lange kann der Adressat diese Rückantwortumschläge verwenden, ohne dass Strafporto fällig wird?"
In den Richtlinien der Deutschen Post wird keine bestimmte Frist angegeben, innerhalb derer Rückantworten zurückgesandt werden müssen. Vielmehr darf das Datum im Frankiervermerk ausdrücklich vom Einlieferungsdatum abweichen, sofern vier Bedingungen eingehalten werden: Angabe der Rücksendeadresse auf dem Rückumschlag, deutlicher Vermerk "Antwort" oberhalb der Anschrift, keine Fensterbriefhüllen bzw. mehrfach verwendbare Umhüllungen, keine Klebestreifen mit Frankiervermerk. Frankiermaschinenhersteller empfehlen, man solle die Rückantwort-Umschläge mit dem voraussichtlichen (frühestmöglichen) Rücksende-Datum frankieren und die Absender der Rückantwort darauf hinweisen, dass Rückantwortkuverts nur für den vorgesehenen Inhalt frankiert sind.
Frage: "Ich muss Briefe vorfrankieren, wie verstelle ich das Datum?"
Bei vielen Systemen kann man das Datum vorstellen. Bei Frama geht dies direkt am Bildschirm.
5.) Stempelaufdruck
Frage: "Aus welchen Angaben besteht der Stempeldruck einer Frankiermaschine?"
Es gibt vier Bestandteile: Das Werbelogo (Werbeklischee), den 2D Matrixcode, die Datums-Kennung und die Wertangabe.
Frage: "Kann ich den Frankierstempel ändern? Ließe sich der Absender auch wegschneiden?"
Das könnte man theoretisch machen, weil die relevanten Daten ohnehin aus dem 2D Matrixcode ausgelesen werden. Offiziell gehört das Werbeklischee zwar zu einem vollständigen Stempelaufdruck dazu, aber die Post sieht das mittlerweile nicht mehr so eng. Allerdings können bei den meisten Herstellern Werbeklischees nur durch den Hersteller selbst geändert werden. Bei neueren Modellen wird das Klischee über die Datenleitung, bei älteren durch Boxen in die Maschine geladen; die Codierung ist aber ein Geheimnis der Hersteller.
Frage: "Muss man immer die Original-Patronen verwenden?"
Nein, man muss es nicht - doch für eventuelle Schäden an der Maschine haftet der Patronenhersteller bzw. Befüller. Wenn keine Original-Patronen benutzt worden sind, werden in der Praxis Schadenersatzansprüche an den Hersteller der Frankiermaschine zu 90 Prozent abgewiegelt. Es gibt nur sehr wenige Fälle, wo die Kosten übernommen wurden. Der Kunde spart also nur auf Zeit, weil erfahrungsgemäß früher oder später Probleme auftreten, die durch die andere Farbzusammensetzung entstehen.
Frage: "Was enthält der Matrixcode für Infos?"
Die Absenderdaten (Maschinenummer), die Zählerstände und den Wert der Briefsendung.
Frage: "Kann anhand des Codes der Absender herausgefunden werden?"
Die Deutsche Post wird dies können, da sie auch die Maschinen zum Auslesen haben. Der Code enthält aber auch nur die Maschinennummer.
6.) Haltbarkeit, Wartung, Reparatur
Frage: "Wie lange sind Frankiermaschinen im Einsatz?"
Die normale Haltbarkeitsdauer/Lebenszeit von Frankiermaschinen beträgt ca. 10 Jahre.
Frage: "Wer kann eine Frankiermaschine reinigen?"
Die Wartung kann nur ein Hersteller oder Fachhändler durchführen.
Frage: "Wer kauft von mir meine Frankiermaschine?"
Wenn es eine ältere Maschine ist, wird niemand sie kaufen, weil sie auch nicht mehr bei der Deutschen Post AG erneut zugelassen werden würde.
Frage: "Wie entsorge ich eine Frankiermaschine richtig?"
Die Maschine muss postalisch abgemeldet werden und dann fachgerecht entsorgt werden. Dies kann nur ein Hersteller oder Fachhändler durchführen.
Frage: "Wie setze ich den Tintensumpf zurück?"
Bei Tintenstrahlmaschinen gibt es eine Reinigungseinheit; diese muss durch Fachpersonal gereinigt werden. Eine Frankiermaschine ist eine "Geldwechselmaschine", deshalb darf hier nur autorisiertes Personal Arbeiten durchführen.
Frage: "Ist für eine Frankiermaschine ein Wartungsvertrag wichtig?"
Ja! In einer Frankiermaschine kommen Papierstaub und die Frankierfarbe zusammen; dies ist eine gute Verbindung, um mechanische Teile zu verkleben. Es kann auch passieren, das Fette und Öle mit der Zeit fest werden.
7.) Unterschiede der angebotenen Frankiersysteme
Frage: "Welche Arten von Frankiersystemen gibt es?"
Es gibt drei verschiedene Technologien: Tinten-, Tintenstrahl- und Thermotransfer-Maschinen.
Frage: "Welche Softwarelösungen gibt es?"
Als Alternativen zur Frankiermaschine stehen die Internetmarke oder die Frankierwelle zur Verfügung. Die großen Maschinen können heutzutage Frankierwelle drucken. Ansonsten könnte man es auch direkt auf den Umschlag drucken und müsste die Briefe dann einliefern und bezahlen.
Frage: "Welche Modelle gibt es?"
Viele! Allein der Hersteller Frama bietet zur Zeit 6 Modelle an: F12, F22, F32, F42, F62 und F82 (Stand März 2014). Bei A&B Bürokommunikation finden Sie eine gute Übersicht über den Leistungsumfang und die Preise dieser Frankiermaschinen-Modelle.
Frage: "Wo kriege ich Frankiermaschinen her?"
Frankiermaschinen können Sie über einen der Hersteller oder bei einem Fachhändler beziehen.
8.) Kosten-/Nutzen-Rechnungen
Frage: "Wieviel spare ich?"
Ab einem Aufladungsbetrag von 200,- EUR spart man 1 Prozent der Portosumme.
Frage: "Bei einer Aufladung von 200 EUR spart man 1% der Portosumme. Frage: Wenn ich im Monat für ca. 1.500 EUR aufladen würde, sind das denn immer noch 1%? Oder sind das dann 7,5%?"
1% bleibt 1%, egal wie hoch die Summe der Aufladung ist! ;-)
Frage: "Welche Vorteile bietet eine Frankiermaschine?"
Kurz gesagt: Eine einfache Möglichkeit der Portobeschaffung, ein schnelles Frankieren, ein professionelles Erscheinungsbild und einen Werbe-Effekt durch Ihr Logo. Bei frankiermaschinen.biz finden Sie weitere Kosten-Nutzen-Überlegungen.
Frage: "Was sind die Voraussetzungen des Einsatzes einer Frankiermaschine im Unternehmen?"
Heutzutage benötigt man nur noch einen LAN Anschluss.
Frage: "Wann wird es teurer?"
Wann die Deutsche Post AG das Porto anhebt, weiß nur die Deutsche Post AG. Meistens geschieht dies zum Jahresanfang.
9.) Technische Funktionsweise und sonstige Fragen
Frage: "Wo schließe ich die Frankiermaschine an?"
Per Netzwerkkabel (LAN) am Router/Switch/Hub oder ältere Modelle an der Telefondose… und Strom muss natürlich auch vorhanden sein :-)
Frage: "Ich habe bereits eine Frankiermaschine genutzt, jetzt habe ich meinen Telefonanbieter gewechselt und sie funktioniert nicht mehr. Ich habe jetzt einen ISDN-Anschluss. Bisher steckte die Frankiermaschine immer in der rechten Buchse meiner TAE-Dose."
In diesem Fall benötigen Sie einen A/B-Adapter, um das ISDN-Signal in ein analoges Signal umzuwandeln.
Frage: "Wenn ich Briefe mit einer Mailmax Frankiermaschine frankiere, muss 'Entgelt ein' oder 'Entgelt aus' eingestellt sein?"
Die Einstellung 'aus' ist richtig! Die Variante 'ein' wäre nur für Infopost bzw. Infobrief wichtig.
Frage: "Unsere Frankiermaschine zeigt plötzlich den Betrag eines Briefes nicht mehr an und sagt uns 'Frankieren nicht möglich'. Wie kann das sein? Haben wir etwas falsch eingestellt?"
Das kann bei jeder Maschine eine andere Fehleinstellung sein...
Frage: "Wie ist die allgemeine Arbeitsweise einer Frankiermaschine?"
Die Frankiermaschine wird über eine Datenleitung geladen und druckt dann das eingestellte Porto auf den Brief. Im Hintergrund wird per Lastschriftverfahren das Geld eingezogen. Dann können Sie die Briefe bei der Post einliefern oder in einen Briefkasten einwerfen.
Frage: "Wie behandelt die Post solche Briefe?"
Genauso wie alle anderen. Früher gab es noch Unterschiede, heute läuft alles durch die selben Maschinen.
Frage: "Wie funktioniert eine Kuvertiermaschine?"
Die Kuvertiermaschine (hier einige Beispiele) ist die vorbereitende Stufe zur Frankierung. Die ausgedruckten Dokumente werden in die Maschine gelegt und dann noch Kuverts in den Kuvertschacht. Ein Knopfdruck und die Blätter werden gefaltet und in die Kuverts eingetütet und zugeklebt. Dann nur noch frankieren... und fertig.
Frage: "Was ist ein Basisklick?"
Basisklicks sind die Drucke, die in einem Servicevertrag enthalten sind. Wenn Sie diese Menge an Drucken überschreiten, wird immer ein Aufpreis für die mehr gemachten Drucke im Service fällig.
Frage: "Was ist eine Taktung bei einer Frankiermaschine?"
Die Taktung ist die Geschwindigkeit der Maschine; sie wird meistens in Briefe pro Minute oder Briefe in der Stunde angegeben.
Frage: "Wie viele Hersteller und Maschinen gibt es? Wie sind die Marktanteile in Deutschland und weltweit?"
Es gibt fünf Hersteller: Frama, Francotyp-Postalia, Neopost, Pitney-Bowes und Telefrank. Die größten sind Pitney-Bowes und Neopost. Alle Hersteller sind weltweit vertreten. Genaue Zahlen können Ihnen nur die Hersteller geben.
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Bei der Beantwortung der obigen Fragen stand uns Jens Behre, Inhaber der A&B Bürokommunikation aus Hannover-Langenhagen, mit seinem Fachwissen als Frankiermaschinen-Fachhändler hilfreich zur Seite. Vielen Dank!
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Auf unserer Partner-Website frankiermaschinen.biz gibt es ebenfalls eine Fragen-und-Antworten-Seite; vielleicht werden Sie dort fündig. Oder Sie stöbern ein bißchen in den Erfahrungsberichten anderer Frankiermaschinen-Nutzer.
Außerdem haben wir nachfolgend einige weitere FAQ-Seiten von Herstellern bzw. Händlern von Frankiermaschinen für Sie zusammengetragen:
Wenn Sie die benötigte Antwort auch hier nicht finden konnten, lesen Sie bitte die Tipps im folgenden Abschnitt.
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